Términos y Condiciones de Servicio

1. Aceptación

Estos Términos regulan el acceso y uso de la plataforma Vigenza prestada por Vigenza — VIGENZA SpA, RUT 78.467.758-3, con domicilio en la comuna de Rancagua, Región del Libertador General Bernardo O’Higgins, Chile (en adelante, “Vigenza”, “el Prestador” o “nosotros”). Su representante legal es su Gerente General, Marvin Paly Lorca Bravo. Al contratar un plan, el cliente acepta expresamente estos Términos en el formulario de contratación.

Al confirmarse la contratación, Vigenza envía al correo del administrador de la cuenta la confirmación de la compra y una copia íntegra de estos Términos en la versión aceptada.

2. Descripción del servicio

Vigenza es una herramienta de gestión SST que apoya el cumplimiento del DS N°44/2024 y normativa relacionada: perfiles preventivos, Obligación de Informar (IRL/ODI), exámenes ocupacionales, accidentes del trabajo y checklist DS 44, entre otros.

Vigenza es una herramienta de apoyo. No reemplaza la asesoría profesional de un Experto/Asesor en Prevención de Riesgos ni la responsabilidad legal del empleador. El cliente es responsable de la veracidad de los datos que carga y de las decisiones que toma.

Los documentos que genera la plataforma (incluida la IRL/ODI) se construyen a partir de los datos que el cliente declara, con una metodología diseñada por un profesional registrado. El cliente (empleador) revisa, adopta y firma cada documento, y conserva su deber de seguridad indelegable (art. 184 del Código del Trabajo). Vigenza no actúa como asesor en prevención de la empresa, no inspecciona sus instalaciones ni certifica sus riesgos reales ni su cumplimiento.

Las sugerencias generadas mediante inteligencia artificial (incluido el análisis de peligros a partir de imágenes) son referenciales y no exhaustivas: no sustituyen la inspección presencial ni el criterio de un Asesor en Prevención de Riesgos, y deben ser verificadas y adoptadas por el cliente.

Vigenza no es organismo administrador del seguro de la Ley N°16.744 (no es mutualidad ni ISL), no reemplaza la afiliación ni la cotización a dicho seguro, y no presenta la Denuncia Individual de Accidente del Trabajo (DIAT) ni gestiona prestaciones ante el organismo administrador. El registro de accidentes y DIAT en la plataforma es de gestión interna del empleador; la denuncia legal la realiza el empleador ante su mutualidad o el ISL.

3. Cuentas y acceso

El cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de la actividad de su cuenta. Debe notificarnos cualquier uso no autorizado a contacto@vigenza.cl.

4. Planes, precios y pago

El servicio se ofrece en planes (Cumple, Gestiona y Controla). Para empresas de hasta 100 trabajadores permanentes, Cumple y Gestiona tienen un precio único por plan, sin límite de centros de trabajo; los trabajadores de temporada no se cuentan para ese límite. Sobre 100 trabajadores permanentes, cuando el servicio abarca más de una razón social, y en el plan Controla, el alcance y el precio se acuerdan en una propuesta comercial. Si un cliente supera ese tamaño durante la vigencia de su plan, Vigenza se lo informa y la ampliación se acuerda con él; el precio nunca se modifica sin su aceptación. Los servicios de implementación o configuración inicial son opcionales y se cotizan aparte. Los precios vigentes se publican en el sitio, expresados en pesos chilenos con IVA incluido: el valor publicado es el total a pagar y el impuesto se desglosa en el documento tributario electrónico correspondiente. Los cambios de precio a suscripciones vigentes se avisan con anticipación razonable.

El plan mensual se paga por adelantado, por períodos de 30 días de servicio contados desde el día del pago, con Mercado Pago o por transferencia bancaria a la cuenta de Vigenza. Vigenza no realiza cargos automáticos a la tarjeta del cliente: en cada uno de los 3 días anteriores a cada vencimiento le envía por correo un enlace de pago con Mercado Pago y los datos para transferir, y el cliente decide si paga el período siguiente. Si paga antes del vencimiento, los días no consumidos se conservan. Puede dejar de pagarlo o cancelarlo en cualquier momento, sin permanencia ni costo de salida: el acceso se conserva íntegro hasta el último día del período ya pagado. El plan anual es un pago único por doce meses y no se renueva automáticamente: con al menos 30 días de anticipación al vencimiento, Vigenza avisa al cliente por correo, y la renovación se realiza desde la propia plataforma —pagando otro período de doce meses— o de forma asistida con el equipo de Vigenza. Al renovar antes del vencimiento, los días no consumidos del período vigente se conservan y se suman al nuevo período.

Vencido el período pagado sin que se haya pagado el siguiente, desde el día siguiente al vencimiento el acceso a la plataforma se suspende por morosidad, sin días de gracia, salvo la sección de pago, la ayuda y el perfil. El acceso completo se restablece apenas el pago queda acreditado. Vigenza no elimina la información del cliente por falta de pago, y durante la suspensión el cliente puede pedir a contacto@vigenza.cl una copia de sus datos.

Los pagos en línea se procesan a través de Mercado Pago. Vigenza no almacena datos de tarjetas.

Derecho a retracto: conforme al artículo 3° bis, letra b), de la Ley N°19.496 y al artículo 5° del Decreto N°52 de 2024 del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, en la contratación de los planes de Vigenza NO procede el derecho a retracto. El servicio comienza a prestarse en cuanto se confirma el pago, y así se informa antes de pagar, junto al precio. Esta exclusión no limita ningún otro derecho del cliente: el plan mensual puede dejar de pagarse o cancelarse en cualquier momento, sin permanencia ni costo de salida, y se mantienen las garantías y la responsabilidad que establece la ley.

5. Obligaciones del cliente

• Usar la plataforma conforme a la ley y a estos Términos.
• Contar con base de licitud para cargar datos de sus trabajadores e informarles según corresponda.
• No vulnerar la seguridad del servicio ni acceder a datos de otras empresas.

6. Propiedad intelectual

El software, la marca y los contenidos de Vigenza son de su titular. El cliente conserva la propiedad de sus datos; nos otorga una licencia limitada para tratarlos con el solo fin de prestar el servicio.

7. Disponibilidad y soporte

Procuramos una disponibilidad alta del servicio, sin garantizar un nivel ininterrumpido. Podemos realizar mantenciones. El soporte se presta por los canales informados (correo y, según plan, otros medios).

8. Limitación de responsabilidad

Vigenza responde, conforme a la ley, por las deficiencias del servicio que afecten su utilidad o su finalidad esencial. En la medida que la ley lo permita, no responde por daños indirectos ni por decisiones del cliente basadas en la información de la plataforma. La documentación y las sugerencias generadas (IRL, checklist, plazos y análisis asistidos por IA) son referenciales y deben ser revisadas y adoptadas por el cliente, y validadas por un Asesor en Prevención de Riesgos o por su organismo administrador donde la ley o la técnica lo exijan; obtener esa validación profesional es responsabilidad del cliente.

9. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y, respecto de los datos de los trabajadores del cliente, por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA).

10. Término

El cliente puede poner término al servicio en cualquier momento: el plan mensual se cancela desde la plataforma o simplemente no se paga el mes siguiente, y el plan anual no se renueva.

Vigenza solo puede poner término al servicio por falta de pago, en las condiciones de la sección 4, o por un incumplimiento grave de las obligaciones de la sección 5, previo aviso por correo. Si Vigenza decidiera dejar de prestar el servicio, lo avisará con al menos 60 días de anticipación y reembolsará la parte no usada de los períodos ya pagados.

Al terminar, el cliente puede exportar sus datos; luego se eliminarán conforme a la ley y a la Política de Privacidad.

11. Modificaciones de estos Términos

Vigenza publica cada versión de estos Términos con su fecha. Los cambios que reduzcan derechos del cliente o le impongan nuevas obligaciones se le informan por correo con al menos 30 días de anticipación y requieren su aceptación expresa: el silencio o el solo uso del servicio no se entienden como aceptación. Mientras no los acepte, se le siguen aplicando las condiciones que aceptó hasta el término de su período pagado, y puede poner término al servicio sin costo.

Los cambios que solo aclaran el texto, amplían derechos del cliente o derivan de una exigencia legal rigen desde su publicación. Ningún cambio modifica el precio de un período ya pagado.

12. Ley aplicable

Estos Términos se rigen por la ley chilena. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de Chile.

Si el cliente es una micro o pequeña empresa, le asisten además los derechos que establece el artículo noveno de la Ley N°20.416, incluida la opción de recurrir al juzgado de policía local competente.

Contacto: contacto@vigenza.cl.